Tips เทคนิคเล็กๆ ที่หลายคนมองข้าม ของ Office 2007

พอดีไปอ่านเจอมาเลยคิดว่าน่าจะมีประโยชน์กับหลายๆ คน ก็เลยเอามาแบ่งปันกันคับ

1. ปรับระยะห่างระหว่างบรรทัด

             สังเกตุไหมว่าเวลาที่เราสร้างเอกสารใหม่ ระยะบรรทัดจะถูกกำหนดให้ดูห่างแปลกๆ ซึ่งหลังจากที่พิมพ์เอกสารจนเสร็จแล้ว หากเราต้องการให้เอกสารมีระยะห่างเท่าๆกัน ก็ทำได้โดยไฮไลต์เอกสารทั้งหมด คลิกแท็ป Page Layout ที่ส่วนของ Spacing ให้ปรับค่า Before และ After เป็น 0 pt                 

2. ก็อปปี้แบบรวดเร็ว

             หลายครั้งที่เราต้องก็อปปี้อะไรซ้ำๆ เเทนที่ต้องเสียเวลาใช้เมาส์คลิกที่ทูลบาร์หรือเรียกจากเมนู ก็สามารถกดปุ่มคีย์บอร์ดแทน โดยถ้ากด Ctrl+C จะหมายถึงการสั่งก็อปปี้ และการกด Ctrl+V หรือ Shift + Insert จะหมายถึงการ Paste หรือวางนั่นเอง                                 

3. การทำตัวหนาแบบรวดเร็ว

              ความสวยงามของตัวอักษรนับเป็นสิ่งที่สำคัญ การทำตัวหนานอกจากจะใช้ผ่านทูลบาร์แล้วเราก็ยังสามารถกดปุ่ม Ctrl + B เพียงเท่านี้ข้อความที่เราไฮไลต์ก็จะกลายเป็นตัวหนาทันที                     

4. การตีเส้นแบบรวดเร็ว

            นอกจากการทำตัวหนาแล้ว เราก็ยังสามารถกดปุ่ม Ctrl + U เพื่อตีเส้นใต้ข้อความที่ไฮไลต์ เพื่อเน้นให้เห็นว่าข้อความเหล่านี้มีความสำคัญต้องการให้ผู้อ่านเห็นเด่นชัดขึ้น                        

5. การทำตัวหนังสือเอียงแบบรวดเร็ว

          การทำตัวหนังสือเอียงคืออีกหนึ่งรูปแบบของตัวอักษรที่เราใช้กันบ่อยในเอกสาร โดยวิธีการทำได้ง่ายๆ โดยแค่ไฮไลต์ข้อความที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม

Ctrl + I เพียงเท่านี้ตัวอักษรก็กลายเป็นตัวเอียงทันที            

6. การบันทึกงานแบบรวดเร็ว

          ระหว่างที่คุณกำลังพิมพ์เอกสาร หากไฟดับหรือเผลอไปปิดไฟล์โดยที่ยังไม่ได้เซฟ ก็อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่โตสำหรับเจ้าของงาน เราสามารถสั่งให้เซฟงานแบบรวดเร็ว ด้วยการกดปุ่ม Ctrl + S ไปเป็นระยะๆ ก็จะช่วยให้เราได้งานเอกสารล่าสุดอยู่ตลอดเวลา                                 

7. บันทึกเป็น Save As

         การกด Ctrl + S จะใช้เพื่อการสั่ง Save ซึ่งในบางครั้งบางทีเราไม่ต้องการเซฟทับ แต่ต้องการเซฟเพื่อเปลี่ยนชื่อหรือต้องการย้ายที่เซฟจากฮาร์ดดิสก์ไปที่แฟลซไดรฟ์แทน ตรงนี้เราควรเรียกคำสั่ง Save As ขึ้นซึ่งชอร์คัตที่ตรงกับคำสั่งนี้คือ F12 นั่นเอง                                         

8. Undo แบบรวดเร็ว

          เวลาทำผิดเราต้องขอโทษ แต่ในคอมพิวเตอร์ เวลาทำผิดอะไรเราต้องสั่ง Undo เทคนิคง่ายๆ ในการสั่ง Undo แบบไม่ต้องคลิกเมาส์ให้ยุ่งยาก เพราะแค่กดปุ่ม Alt + Back space หรือ Ctrl + Z เราก็จะสามารถย้อนหลังสิ่งที่ทำผิดไป ได้แบบ Step By Step                              

9. ทำซ้ำไปข้างหน้า

         แต่ในบางครั้งที่เรา Undo มากเกินไป ก็อาจกลายเป็นปัญหา ในโปรแกรม Word จึงมีคำสั่งที่ชื่อ Redo เพื่อทำในสิ่งตรงข้ามกับ Undo นั่นหมายความว่าหาก Undo เกิน คุณก็สามารถสั่ง Redo เพื่อเขยิบเลื่อนกลับมาที่ขั้นตอนก่อน Undo ซึ่งปุ่มช่วยในการ Redo แบบง่ายๆ ที่เราใช้ได้เลยคือ F4           

10. กระโดดไปหน้าที่ต้องการ

        หลายครั้งที่เรากำลังตรวจสอบเอกสารในหน้าแรก แล้วอยากกระโดดไปที่หน้าที่ 20 การที่ต้องใช้เมาส์คลิกเลื่อนไปทีละหน้า ดูจะเป็นเรื่องที่ลำบากไปนิด มีเทคนิคง่ายๆ ในการก้าวกระโดดไปยังหน้าที่ต้องการ เพราะแค่กด F5 แล้วพิมพ์ตัวเลขของหน้าที่ต้องการไปดู ในช่อง Enter Page Number คราวนี้ไม่ว่าจะอยู่หน้าไกลแค่ไหนเราก็กระโดดไปในไม่กี่วินาที                          

11. กำหนดค่าพื้นฐานของย่อหน้าตลอดกาล

        หากคุณรู้สึกรำคาญทุกครั้งที่ปรับรายละเอียดของย่อหน้าให้เป็นในแบบที่เราต้องการละก็ การตั้งค่าพื้นฐานให้กับย่อหน้าเป็นแบบตลอดกาลก็หน้าจะเป็นทางออกที่ดี ซึ่งเทคนิคก็ไม่มีอะไร แค่เรียกคำสั่งการปรับย่อหน้า ด้วยการคลิกที่แถบ Paragraph แล้วก็กำหนดค่าต่างตามต้องการ จากนั้นให้คลิกปุ่ม Default และตอบยืนยันการตั้งค่า แค่นี้เวลาเปิดเอกสารใหม่ก็จะได้รูปแบบย่อหน้าที่เราชอบเป็นมาตรฐานของเครื่องแล้ว                       

12. การปรับระดับช่องว่างระหว่างสัญลักษณ์ของหัวข้อย่อย

          การพิมพ์เอกสารแบบมีข้อย่อย กลายเป็นอีกหนึ่งรุปแบบของการสร้างเอกสาร ซึ่งหลายครั้งรูปแบบของการจัดที่โปรแกรมให้มาอาจไม่เหมาะกับข้อความที่เราพิมพ์ลงไป ตรงนี้เราสามารถแก้ไขได้ง่ายๆ ด้วยการคลิกเมาส์ขวาที่ตำแหน่งที่ต้องการปรับ เลือกคำสั่ง Adjust List Indent จากนั้นก็ปรับระยะหรือค่าต่างๆ ใหม่ให้เหมาะกับเอกสาร                       

13. แสดงหมายเลขบรรทัด

        บางที่การที่เอกสารมันยาวมากๆ ก็กลายเป็นปัญหา หากต้องคุยกับเพื่อนทางโทรศัพท์แล้วบอกว่าให้แก้เอกสารตรงใหนบ้าง การสั่งให้เเสดงหมายเลขบรรทัด น่าจะเป็นทางออกที่ดี ซึ่เราสามารถสั่งให้เอกสารมีเลขบรรทัดได้โดยการคลิกแท็ป Page Layout เลือก Line Number เลือกประเภทการแสดงเลขหมายบรรทัด 

14. ไฟล์ Word เสีย ซ่อมได้

       เช้าวันนี้ถ้าคุณกำลังเริ่มต้นทำงานด้ายการเปิดไฟล์เอกสารขึ้นมาพิมพ์ต่อแล้วพบไฟล์เสีย งานนี้ไม่ใครก็ใครที่ต้องซวย แต่อย่าเพิ่งตกใจไป เพราะเราพอจะมีทางออกให้กับคุณ ด้วยการคลิกเมนู Office -> Open จากนั้นให้เลือกที่ไฟล์ที่ต้องการ ที่ปุ่ม Open ให้เลือก Open and Repair จากนั้นก็รอลุ้นว่าจะเปิดไฟล์ออกมาได้แค่ไหน ขอให้โชคดีครบ   

15. เลือกทั้งประโยค

         ส่วนการไฮไลต์ทั้งประโยคทำได้โดยกดปุ่ม Ctrl แล้วคลิกบนประโยคที่ต้องการเลือก ก็จะถือเป็นการไฮไลต์หรือเลือกทั้งประโยค           

16. เลือกทั้งคำ

        เทคนิคต่อไปนี้ถือเป็นพื้นฐานที่ช่วยให้คุณทำงานเอกสารได้เร็วขึ้น เทคนิคที่ว่าคือการไฮไลต์ โดยถ้าต้องการเลือกคำแบบทั้งคำ ง่ายๆ ก็แค่ดับเบิลบนส่วนใดส่วนหนึ่งของคำที่ต้องการเลือก ก็จะได้ไฮไลต์ทั้งคำแล้ว            

17. เลือกทั้งบรรทัด

        หากต้องการไฮไลต์ทั้งบรรทัด ก็ทำได้โดยดับเบิลคลิกที่ขอบซ้าย(Left marign) สุดขอบบรรทัดที่ต้องการเลือก เพียงเท่านี้ก็จะได้ไฮไลต์เป็นแถบยาวทั้งบรรทัดแล้ว                

18. เลือกทั้งย่อหน้า

        หลายครั้งที่เราอยากเปลี่ยนตัวอักษรทั้งย่อหน้า ก่อนอื่นเราจะต้องไฮไลต์ทั้งย่อหน้า ซึ่งทำได้โดยคลิกเมาส์ 3 ครั้งติดต่อกัน โดยวางพอยน์ของเมาส์บนย่อหน้าที่ต้องการเลือก                

19. เลือกทั้งเอกสาร

        คำสั่ง Select All หรือเลือกทั้งเอกสาร ทำได้โดยคลิกเมาส์ 3 ครั้งที่ขอบซ้ายของหน้าเอกสารหรือกดปุ่ม Ctrl พร้อมทั้งคลิกในบริเวณขอบซ้ายของหน้าเอกสาร หรือจะกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วกดปุ่มตัวอักษร A ก็ได้               

20. เลือกข้อความในเเนวตั้ง