เข้าประชุมแบบมือโปร

หลาย ๆ คนเข้าร่วมประชุมมาก็หลายต่อหลายครั้งแล้ว แต่ก็ยังไม่เป็นที่เข้าตาเจ้านายเสียที บางครั้งมานั่งคิดแล้วคิดอีกหลายตลบว่าทำม้าย ... ทำไมเข้าประชุมทีไร เราถึงโดนมองข้ามอยู่เรื่อย ๆ

บางครั้งคิดมานานสองนานก็ยังคิดไม่ออก

ไม่เป็นไรค่ะ วันนี้เราจะมาช่วยคุณแล้ว เพราะการที่คุณอยากจะเป็นที่สนใจในที่ประชุมนั้นไม่ยากเลยค่ะ ด้วยวิธีง่าย ๆ ดังต่อไปนี้ค่ะ

เตรียมพร้อม คือคีย์สำคัญ

ก่อนการเข้าร่วมประชุมทุกครั้งคุณควรจะใส่ใจในรายละเอียด เตรียมพร้อมก่อนเข้าประชุมทุกครั้ง หากไม่มีเวลาจริง ๆ อย่างน้อย ๆ ก็ควรจะอ่านรายละเอียดของการประชุมคราวก่อน เพื่อที่คุณจะได้ทราบคร่าว ๆ ว่าในการประชุมคราวนี้จะพูดถึงประเด็นใดบ้าง และสำหรับใครที่รับหน้าที่เป็นคนเตรียมการประชุมคุณจะต้อง เตรียมทุกอย่างให้เสร็จสรรพก่อนถึงวันจริง ร่างเอาท์ไลน์คร่าว ๆ ถึงลำดับเนื้อหา ขั้นตอนการประชุม ประเด็นสำคัญ ๆ ที่จะพูดถึงและต้องอย่าลืมเช็คอุปกรณ์ล่วงหน้าอย่างน้อย ๆ 1 วันนะคะ ไม่ใช่พอถึงเวลาแล้วอุปกรณ์ดันเกิดปัญหาเข้า คุณอาจจะถูกจดจำในด้านแย่ ๆ แทนค่ะ

ตรงเวลา อย่ามาสาย

คือคาถาที่คุณต้องท่องให้ขึ้นใจ และถ้าเป็นไปได้ก็ควรมาก่อนเวลาเล็กน้อยดีที่สุดค่ะ เพราะในระหว่างที่นั่งรอผู้เข้าประชุมคนอื่น คุณอาจจะได้พูดคุยกับเจ้านายหรือผู้ร่วมประชุมคนอื่นได้บ้าง และที่สำคัญเมื่อคุณมาก่อนเวลาบ่อย ๆ ทั้งเจ้านายและคนอื่นก้จะมีทัศนคติที่ดีต่อตัวคุณด้วย ซึ่งนั่นจะส่งผลให้งานของคุณดูน่าเชื่อถือขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อเลยทีเดียว

และในระหว่างที่เข้าร่วมประชุมคุณควรใส่ใจผู้ที่กำลังพูดตลอดเวลา แม้ว่าบางครั้งเขาจะพูดที่ชวนน่าเบื่อหรือชวนง่วงนอนอยู่บ้างก็ตาม หรือบางครั้งในระหว่างประชุมคุณอาจจะหันไปเห็นผู้ร่วมเข้าประชุมคนอื่นไม่ใส่ใจการประชุมด้วยการแอบเล่นโทรศัพท์ หรือทำอย่างอื่นซึ่งนั่นก็เป็นเรื่องของเขา แต่คุณไม่ควรเอาเป็นแบบอย่างเด็ดขาด เพราะนั่นจะส่งผลให้คนอื่นมองว่าคุณเป็นคนไม่เอาใจใส่งาน และพาลอาจจะคิดไปว่าคุณเป็นคนไม่ใส่ใจผู้อื่นจนไม่อยากคบกับคุณก็ได้ค่ะ

พูดแต่พอดี ใช้วจีที่สุภาพ

ในขณะที่คุณต้องนำเสนอผลงานของตัวเอง พึงระลึกเอาไว้เสมอว่า สั้นกระชับ ได้ใจความ คือสิ่งที่คุณควรจะปฏิบัติมากที่สุด ไม่ว่าผลงานของคุณนั้นจะดีเลิศแค่ไหนก็ตาม คุณก็ควรจะกล่าวถึงแต่ใจความสำคัญ ๆ เท่านั้น เพราะถ้ายิ่งคุณพูดเยิ่นเย้อมากเท่าไหร่ คุณก็จะดูเป็นคนขี้โม้คุยโวมากเท่านั้น จำไว้ค่ะ ของดีเดี๋ยวก็ต้องมีคนมาหาเอง ถ้างานของคุณเจ๋งเข้าตาล่ะก็เชื่อเถอะ พอคุณพูดจบเดี๋ยวก็ต้องมีคนถามเพื่มในรายละเอียดอย่างแน่นอนค่ะ

และในระหว่างที่แสดงความคิดเห็นต้องจำเอาไว้ว่า "ห้ามใช้คำหยาบคายเด็ดขาด" ไม่ว่าคู่โต้แย้งของคุณจะเป็นเพื่อนสนิทกันเท่าไหร่ หรือการประชุมจะเป็นเพียงแค่กลุ่มเล็กเท่าไหร่ก็ตามหรือ คุณจะโมโหสักเท่าไหร่ก็ต้องอดทนให้ได้ค่ะเพราะ หากคุณพูดโดยใช้อารมณ์คนอื่นจะเริ่มตัดสินคุณทันทีว่าคุณขาดภาวะผู้นำ เพราะคุณไม่สามารถควบคุมอารมณ์ของคุณเองได้ แม้ว่าบางครั้งการโต้เถียงนั้นคุณจะไม่ได้เป็นคนเริ่มก็ตาม

หัดสรุปประเด็นให้เป็น

อันนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญมากทีเดียว เพราะคุณสามารถนำไปใช้ได้ทั้งกับการเตรียมการประชุม การพูดนำเสนอผลงาน หรือแม้แต่การสรุปการประชุมเปิดปิดประเด็นที่ได้สนทนาจบลงไปแล้ว หากคุณจับประเด็นสำคัญไม่ถูก ไล่เรียงประเด็นไม่เป็น ต่อให้คุณจัดการประชุมกี่ครั้งต่อกี่ครั้งรับรองคุณไม่มีทางเกิดแน่ ๆ แต่เรื่องนี้ฝึกกันได้ค่ะไม่ยาก ลองจับประเด็นจากเรื่องรอบ ๆ ตัว อย่างเช่นข่าวทั่ว ๆ ไปแล้วลองไปเล่าให้คนอื่นฟัง แล้งลองถามดูว่า คุณเล่าออกมาเป็นอย่างไร ต่อเนื่องหรือไม่ ข้ามตรงไหนไปหรือเปล่า

ซึ่งหากคุณลองทำตามคำแนะนำข้างต้น เราเชื่อแน่ ๆ ว่าในการประชุมคราวหน้า ไม่มีใครมองข้ามคุณแน่ ๆ ค่ะ และที่สำคัญผลงานของคุณน่าจะโดดเด่นเข้าตาเจ้านายแน่นอนเลยทีเดียวจ้า