แชตปัญหาสำคัญการทำงาน

จากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่นึกครึ้มให้คนเล่นกันสนุกๆ แต่ไฉนเลยกลับบานปลายจนทำให้สาวทำงานติดงอมแงม และกลายเป็นดาบสองคมในเวลาต่อมา

     สาว รุ่นใหม่คงไม่มีใครใช้โปรแกรมแชตไม่เป็น เช่น MSN ซึ่งโปรแกรมนี้ช่วยให้คุณได้พูดคุยกับเพื่อนสนิทลูกค้า และเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็วในเวลาพร้อมกันได้หลายๆคนจากการวิจัยเรื่อง Instant Messaging & Blog Surveyed ในปี 2006 โดย American Management Association พบว่าจาก 416 บริษัทมีพนักงานทั่วไปจำนวน 35% ที่นิยมใช้โปรแกรมโต้ตอบข้อความระหว่างการทำงาน

และเมื่อคำนวณแล้วพบว่ามีการส่งข้อความจำนวนหนึ่งพันล้านข้อความต่อปีจึงเกิดความคิดออกเป็นสองขั้วขึ้น โดยบางบริษัทเห็นว่าการเล่นโปรแกรมนี้เป็นอุปสรรค ทำให้เสียเวลาในการทำงาน แต่บางบริษัทเห็นว่ามันมีประโยชน์ที่จะใช้โต้ตอบและส่งไฟล์ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าวิธีอื่นๆ ฉะนั้น สำหรับคนทำงานอย่างเรา ก็ต้องรู้จักใช้โปรแกรมเหล้านี้ให้เป็น เพื่อไม่ให้เกิดโทษตามมาภายหลัง ดังนี้

ดูนโยบายบริษัท
 ทุกบริษัทมีนโยบายเกี่ยวกับการเลือกใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ซึ่งคุณก็ควรศึกษาก่อนว่ามีกฏห้ามเล่น ดาวน์โหลด หรือแบบไฟล์อะไรหรือไม่ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหากับระบบตอนหลัง ที่จะทำให้ข้อมูลหลักเสียไป

ใช้ข้อดีของโปรแกรมแชต
 หลายออฟฟิตพยายามสนับสนุนให้พนักงานใช้โปรแกรมแชตถึงขนาดบางบริษัทมีบริการโปรแกรมแชตส่วนตัวภายในออฟฟิตเพื่อป้องกันเรื่องลิขสิทธิ์และง่ายต่อการตรวจสอบ เพราะเห็นถึงประโยชน์ต่อการติดตามงานที่ได้รับมอบหมายไปแล้ว และใช้เวลาในการโต้ตอบน้อยมาก

ข้อความอาจตกค้างในเครื่อง
 สำหรับสาวๆที่ติดตั้งโปรแกรมแชตโปรดรู้ไว้ด้วยว่า ข้อความที่คุณพิมพ์ไม่ว่าจะอยู่หน้าจอเครื่องของคุณหรือเพื่อนร่วมงานก็ตามมีสิทธิ์ที่จะโชว์ข้อความนั้นออกมาให้คนอื่นๆ ที่เดินผ่านเห็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นข้อมูลหรือรูปภาพส่วนตัวที่ไม่ควรโชว์ให้ใครๆ ในที่ทำงานเห็น

ระวังไวรัสจอมทำลาย
 เมื่อคุณมีการรับส่งข้อความหรือไฟล์งานผ่านโปรแกรมแชตแล้วสิ่งที่มักจะแถมมาด้วยคือไวรัส ที่พร้อมจะเข้าทำลายข้อมูลภายในเครื่องของคุณ ยิ่งกว่านั้นอาจจะแพร่กระจายเข้าไปในเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นๆ อีกด้วย ดังนั้น ถ้าคุณชอบส่งไฟล์หรือรักดาว์นโหลด ควรจะอัพเดตโปรแกรมต้านไวรัสอยู่เสมอ

อย่าตั้งชื่อเป็นภัย
 ทุกๆโปรแกรมแชตจะให้คุณตั้งชื่อที่เป็นตัวของคุณเองรวมทั้งโปรแกรมบางค่ายยังสามารถโชว์รูปภาพหน้าตาพร้อมใส่อารมณ์ความรู้สึกลงไปได้ด้วย ขอเตือนว่าให้คุณตั้งชื่อและใส่รูปแบบกลางๆอย่าแสดงความรู้สึกให้มากมายนัก เพราะว่าลูกค้าและเพื่อนร่วมงานคงไม่อยากส่งงานให้แก่คนที่ใช้ชื่อว่า “เบื่องานเหลือเกิน” หรือ “เมื่อไรจะเลิกแก้งานเสียที”

แยกแยะเพื่อนกับลูกค้า
 ตั้งกรุ๊ปภายในโปรแกรมแชตและจัดระเบียบให้ลูกค้าอยู่ในส่วนการทำงานเช่น Co-Workers, Clients และเพื่อนสนิทอยู่ในอีกส่วนหนึ่ง เช่น Personal, Buddy เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นยามเราคลิกและพิมพ์อย่างรวดเร็ว โดยไม่ได้เช็กชื่อก่อน เมื่อแยกกรุ๊ปเป็นส่วนๆ แล้วโอกาสผิดพลาดก็จะน้อยลง

ระมัดระวังการคุย
 เมื่อธรรมชาติของสาวๆ รักในการสื่อสาร และการแชตก็เป็นช่องทางหนึ่งที่สามารถโต้ตอบได้รวดเร็วเหมือนการพูดคุยปกติดังนั้น คุณควรจะระมัดระวังคำนินทาหรือคำว่ากล่าวต่างๆที่สามารถหลุดออกไปสู่เพื่อนๆวงนอกได้ เพราะสถานะของทุกคนล้วนออนไลน์เหมือนกันหมด เพียงแต่คุณพิมพืให้ผิดคนหรือข้อความที่คุณส่งไปกลายเป็นคนอื่นได้อ่านหนาจอคอมพิวเตอร์แทนเพื่อนของคุณ แบนี้งานเข้าแน่ๆ