เปลี่ยนกระดาษให้เป็นไฟล์ด้วยระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล

ทุกวันนี้ การทำงานบนระบบออนไลน์กลายเป็นตัวช่วยหนึ่งในการบริหารจัดการและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น ด้วยระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลที่ทุกวันนี้นอกจากจะช่วยให้สามารถเก็บรวบรวมไฟล์เอกสารได้ดีแล้ว ก็ยังช่วยเชื่อมต่อฐานข้อมูลภายในองค์กรอีกด้วย ซึ่งหลายๆ ครั้ง องค์กรต่างๆ ก็อาจจะยังลังเลอยู่ว่า ควรที่จะต้องเปลี่ยนจากการเก็บเอกสารเป็นกระดาษ แล้วปรับมาเป็นไฟล์ดิจิตอลแทนดีไหม ซึ่งวันนี้เราก็เลยอยากจะหยิบเอาข้อดีหรือประโยชน์ของการเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลมาฝากทุกคนกัน ถ้าพร้อมแล้วตามมาดูกันเลย

 

ความปลอดภัยในการเก็บเอกสาร

     ต้องบอกว่าความปลอดภัยคือสิ่งสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะว่าเอกสารที่เป็นกระดาษนั้นจะมีความเสี่ยงในการถูกขโมย สูญหาย หรือเสียหายได้อย่างง่ายดาย แต่เมื่อมีการนำระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลเข้ามาใช้แล้ว ก็จะช่วยให้เอกสารของเรานั้นได้รับการป้องกันอย่างดี สามารถจำกัดการเข้าถึงของข้อมูลได้ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อีกด้วยว่าเอกสารนั้นๆ ถูกเข้าถึงเมื่อไหร่ โดยใคร รวมไปถึงการค้นหาเอกสารที่ง่ายและสะดวกสุดๆ บนระบบออนไลน์อีกด้วย

ประหยัดพื้นที่ภายในสำนักงาน

    เมื่อพูดถึงเอกสารที่มีการจัดเก็บบนกระดาษนั้น สิ่งที่ตามมาเลยก็คือตู้เอกสารและแฟ้มเอกสารจำนวนมาก และต้องมีพื้นที่ในการจัดวางตู้อีกด้วย นั่นอาจจะทำให้กลายเป็นปัญหาของสำนักงานที่ไม่มีพื้นที่ในการทำงาน หรือมีปัญหาฝุ่นละอองที่เกิดขึ้นจากกองเอกสารเหล่านั้นด้วย ซึ่งระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลนั้น จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเรื่องพื้นที่ภายในสำนักงานได้เป็นอย่างดี รวมไปถึงช่วยลดปัญหาเรื่อกองเอกสารจำนวนมากภายในสำนักงานได้เช่นกัน

สามารถค้นหาและจัดการเอกสารได้อย่างง่ายดาย
     เมื่อมีการใช้งานระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล การค้นหาและการจัดการเอกสารขององค์กรก็จะสามารถทำงานได้อย่างง่ายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น เพราะไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาเอกสารแต่ละแผ่น แต่สามารถค้นหาเอกสารบนระบบได้เลย นอกจากนี้แล้วยังสามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการแม้จะอยู่คนละแผนกได้อีกด้วย ที่สำคัญเลยก็คือ สามารถอัปเดตข้อมูลเอกสารได้อย่างง่ายดายและสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้อีกด้วย

ประหยัดค่าใช้จ่ายกว่าเดิม

     การใช้งานผ่านระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ได้อย่างมาก เพราะนอกจากจะลดค่าใช้จ่ายในเรื่องกระดาษแล้ว ยังลดค่าใช้จ่ายในเรื่องการพิมพ์เอกสาร การจัดเก็บเอกสาร ไปจนถึงการทำลายเอกสารได้อีกด้วย ซึ่งการทำงานบนระบบนี้จะช่วยให้องค์กรของคุณประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก เรียกได้ว่า ปรับการทำงานเพียงแค่ครั้งเดียว ลดการทำงานและค่าใช้จ่ายได้อย่างดีเลยล่ะ