4 ข้อดีของการใช้ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล

ปัจจุบันสำนักงานทุกที่กำลังเปลี่ยนแปลงจากระบบแบบดั้งเดิม ให้เป็นระบบดิจิตอล ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการทำงาน ไปจนถึงการเก็บเอกสารต่าง ๆ โดยระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลเป็นหนึ่งในระบบหนึ่งที่มีหลายหน่วยงานเริ่มเปลี่ยนมาใช้ วันนี้เรามาบอกข้อดีของการระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลนี้มาฝากกัน

1. ประหยัดพื้นที่เก็บเอกสาร

      เคยไหมที่ออฟฟิศก็แคบ คนก็เยอะ แต่มีเอกสารกองเต็มห้อง ทั้งเอกสารสำคัญและเอกสารไม่สำคัญปะปนกันอยู่เต็มไปหมด นอกจากจะทำให้ดูไม่เป็นระเบียบและรกรุงรังแล้ว ยังก่อให้เกิดฝุ่นและไรฝุ่น กระทบต่อระบบทางเดินหายใจอีกด้วย

      ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลเป็นระบบที่เข้ามาช่วยเหลือตรงนี้ คือแทนที่จะเก็บเป็นไฟล์เอกสาร แต่เราสแกนและเก็บเป็นไฟล์แทน ซึ่งช่วยลดปริมาณกระดาษและพื้นที่เก็บเอกสารได้มาก เปลี่ยนพื้นที่ห้องเก็บเอกสารเป็นพื้นที่กิจกรรม หรือพื้นที่นั่งชิลล์ได้แบบสบาย ๆ


2. ค้นหาไฟล์ง่าย หมดปัญหาเรื่องไฟล์หาย หาไม่เจอ

     ใครที่เคยประสบปัญหารู้ว่ามีเอกสาร แต่หาไม่เจอ หรือหาเอกสารตัวนี้มานาน แต่หายไปตั้งแต่เมื่อไรก็ไม่รู้ เปลี่ยนมาใช้ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล ปัญหานี้จะหมดไปอย่างแน่นอน
ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลทำให้การค้นหาเอกสารของเราง่ายยิ่งขึ้น โดยเราสามารถพิมพ์หรือค้นหาเอกสารที่เราต้องการ และหาเจอได้ง่าย เพียงปลายนิ้วสัมผัส ไม่ต้องไปผจญกับฝุ่นหนา ๆ ในห้องเก็บเอกสาร

3. ประหยัดเงิน

    เชื่อหรือไม่ว่า การใช้ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลนั้น ในระยะยาวมีราคาที่ประหยัดกว่าการเก็บเอกสารเป็นไฟล์กระดาษ ที่ต้องสิ้นเปลืองทั้งกระดาษ หมึกพิมพ์ ค่าไฟฟ้า รวมไปถึงพื้นที่ในการจัดเก็บ บางครั้งต้องเปิดเครื่องปรับอากาศ เพื่อรักษาอุณหภูมิไม่ให้กระดาษเสื่อมสภาพ

    ด้วยเหตุนี้ การใช้ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลจึงเป็นระบบที่ประหยัดค่าใช้จ่าย และประหยัดพลังงานมากกว่า

4. ปลอดภัย

    ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลจะมาพร้อมกับระบบความปลอดภัย ที่ช่วยป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกเข้ามาอ่านหรือขโมยเอกสารได้ง่าย โดยเราสามารถตั้งรหัสความปลอดภัย เพื่อป้องกันเอกสารสำคัญไม่ให้ถูกบุคคลภายนอกเข้ามาอ่าน หรือเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย และยังสามารถตรวจสอบได้ว่า ใครกันที่เข้าถึงข้อมูลหรือเอกสารดังกล่าวบ้าง

    ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลเป็นระบบที่เข้ามาแทนที่การเก็บเอกสารในแบบเก่า ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระบบระเบียบ ปลอดภัย ไม่เปลืองพื้นที่การจัดเก็บในสำนักงาน