ไขข้อสงสัย! แบบฟอร์ม Privacy Policy สำคัญกับธุรกิจอย่างไร

    รู้หรือไม่! ทุกวันนี้ข้อบังคับ PDPA นั้นกลายมาเป็นมาตรการสำคัญที่องค์กรไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ เพราะส่งผลกระทบไปถึงข้อมูลพนักงานในบริษัท นอกจากนี้หากบริษัทใดที่มีข้อมูลลูกค้าจำนวนมากอยู่ในมือ ยิ่งต้องระมัดระวังและใส่ใจกับการทำ PDPA กันให้มากขึ้น วันนี้เราจะมาพูดถึงแบบฟอร์ม Privacy Policy ว่าเป็นแบบฟอร์มอะไร และมีความสำคัญกับธุรกิจในยุคปัจจุบันอย่างไรบ้าง

PDPA สำคัญอย่างไร

    PDPA หรือ กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เป็นกฎหมายที่มีการบังคับใช้เมื่อต้นปี 2565 ที่ผ่านมาอย่างเป็นทางการซึ่งเป็นกฎหมายที่ว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลของบุคคลทั่วไป ป้องกันการนำไปเผยแพร๋โดยไม่ได้รับอนุญาตหรือป้องกันการทำให้เกิดความเสื่อมเสียและเสียหายต่อตัวบุคคล ซึ่งรวมไปถึงการที่บริษัทจะเก็บข้อมูลลูกค้า จะต้องได้รับอนุญาตอย่างชัดเจนไม่เช่นนั้นแล้วบริษัทอาจถูกฟ้องร้องและถูกเรียกเก็บค่าปรับหลักล้านได้เลยทีเดียว ด้วยเหตุนี้ แบบฟอร์ม Privacy Policy จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญมากยิ่งขึ้นในปัจจุบัน

แบบฟอร์ม Privacy Policy คืออะไร

     แบบฟอร์ม Privacy Policy คือ แบบฟอร์มที่ทำขึ้นเพื่อใช้เก็บข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า เป็นแบบฟอร์มขอความยินยอมอย่างเป็นทางการ ซึ่งสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในภายหลังได้ สามารถเก็บได้ทั้งในรูปแบบกระดาษเอกสาร หรือ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ยกตัวอย่างการใช้งานเช่น หากบริษัทจำเป็นต้องขอข้อมูล ชื่อ นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ หรือที่อยู่ของลูกค้า จำเป็นที่จะต้องให้ลูกค้าอ่านและทำความเข้าใจรายละเอียดที่อยู่ในแบบฟอร์ม Privacy Policy เสียก่อน และแสดงความยินยอมอย่างชัดเจน บริษัทจึงจะสามารถเก็บข้อมูลเหล่านั้นได้ หากไม่เช่นนั้นแล้วลูกค้าสามารถฟ้องร้องบริษัทได้เช่นเดียวกันว่ามีการเก็บข้อมูลโดยไม่ยินยอม

ความสำคัญของแบบฟอร์ม Privacy Policy

    ด้วยความที่เป็นแบบฟอร์มที่สามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานได้หากเกิดข้อพิพาทในภายหลัง
ธุรกิจจึงจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับแบบฟอร์ม Privacy Policy เป็นอย่างมาก ด้วยการดีไซน์แบบฟอร์มให้ถูกต้อง เหมาะสม และระบุเนื้อหาให้ครอบคลุม ชัดเจน รวมถึงถูกต้องตรงตามที่กฎหมาย PDPA กำหนดไว้ ซึ่งในขั้นตอนนี้เป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนต้องอาศัยความเชี่ยวชาญ ความรู้ความเข้าใจ และเวลาในการทำเป็นอย่างมาก ทำให้บริษัทหลาย ๆแห่งเลือกที่จะมองหาตัวช่วยเป็นบริการรับสร้างแบบฟอร์ม Privacy Policy เพราะตัวช่วยเหล่านี้คือบริษัทที่มีความรู้ความเข้าใจด้านกฎหมาย

PDPA  แบบเฉพาะด้าน สามารถให้คำปรึกษาและวางแผนการทำแบบฟอร์มที่ถูกต้อง เหมาะสม ตรงกับวัตถุประสงค์และรูปแบบการดำเนินธุรกิจทั้งยังช่วยประหยัดเวลาอีกด้วย

    รู้แบบนี้แล้ว หากธุรกิจใดที่ยังไม่ได้เริ่มทำแบบฟอร์ม Privacy Policy หรือยังไม่มั่นใจว่าแบบฟอร์มที่ใช้อยู่นั้นถูกต้องหรือไม่ ต้องรีบหาข้อมูลเพิ่มเติมและมองหาตัวช่วยเป็นบริษัทผู้เชี่ยวชาญด้าน PDPA กันแล้ว เพื่อที่จะได้ไม่ต้องเสี่ยงกับการถูกฟ้องร้องโดยไม่ตั้งใจ หรือต้องเสียค่าปรับหลักล้านในภายหลัง ทั้งเสียเงินและเสียเวลา ทั้งยังเสียภาพลักษณ์อีกด้วย